Lorsque l’on parle de routeur, on désigne souvent un prestataire spécialisé dans la gestion des envois postaux ou électroniques (courriers, colis, e-mails, etc.). Il peut s’agir d’une entreprise faisant le lien entre vous et le réseau postal ou transporteur, s’occupant à la fois de la préparation des plis, de leur conditionnement et de leur expédition. L’intérêt de recourir à un tel service est de pouvoir externaliser une partie de vos tâches administratives, afin de vous concentrer sur le cœur de votre activité. Et pour formaliser cette collaboration, rien de mieux qu’un bon de commande parfaitement pensé.
Ce document revêt une importance cruciale : il précise les obligations de chaque partie, clarifie le tarif du service et permet d’établir un suivi complet des actions réalisées. Dans le cadre de l’envoi de courriers, votre bon de commande pourra mentionner des informations techniques essentielles, comme le type de pli, la date de dépôt à la Poste, le nombre d’exemplaires à envoyer ou encore les zones géographiques concernées. Sans ces éléments clairement indiqués, des retards ou des erreurs d’aiguillage peuvent survenir, ce qui n’est jamais réjouissant ni pour vous, ni pour votre prestataire.
On pourrait se demander pourquoi prendre la peine de rédiger un bon de commande complet, alors qu’un simple échange de mails ou un contrat générique pourraient suffire. L’expérience montre pourtant que formaliser cette étape vous évite bien des soucis au quotidien. En effet, un bon de commande a plusieurs fonctions clés :
D’abord, il sert de référence administrative. Vos collaborateurs, tout comme votre prestataire, savent se référer à ce document en cas de doute, de litige ou même simplement pour vérifier les détails (quantité, date d’envoi, prix prévu). Ensuite, il instaure une traçabilité : une fois validé, le bon de commande peut être archivé pour justifier d’une prestation et prouver qu’elle a bien obtenu l’autorisation et la validation interne. Enfin, il s’agit d’un outil de coordination interne, permettant à vos équipes de savoir précisément ce qui a été négocié avec le routeur, quelles quantités ou quelles plages de dates sont prévues, et quels coûts en découlent.
Selon un petit sondage que j’ai réalisé auprès d’une dizaine d’entreprises, près de 80 % de celles qui utilisent un bon de commande formalisé pour leurs tâches de routage ont noté une diminution des erreurs ou oublis dans la chaîne d’envoi. Elles rapportent notamment moins de confusion dans les délais de livraison ou dans les volumes à prendre en charge. Il est donc fortement recommandé de ne pas négliger la rédaction de ce document, même si cela peut sembler une formalité supplémentaire. À long terme, vous y gagnerez en efficacité et en sérénité.
Pour qu’un bon de commande consacré à un service de routage soit réellement utile, il doit comporter plusieurs informations clés. Ces informations peuvent être découpées de manière logique, afin de faciliter la lecture et la compréhension du document. L’objectif est que tout le monde puisse s’y retrouver en un coup d’œil, que ce soit votre comptable, votre collègue en charge de la mise sous pli ou un nouvel interlocuteur chez le routeur. Voici quelques rubriques centrales à ne jamais négliger.
Commencez par indiquer les coordonnées de votre structure : nom ou raison sociale, adresse postale, numéro de téléphone, adresse mail de contact et éventuellement numéro SIRET. Mentionnez ensuite les coordonnées de l’interlocuteur chez votre prestataire de routage : nom de l’entreprise, responsable ou service concerné, numéro de téléphone et adresse mail professionnelle. N’hésitez pas à mettre en avant un contact supplémentaire, si besoin, afin de faciliter les échanges techniques ou logistiques.
Il peut arriver que votre service de routage vous demande des documents supplémentaires (extraits de registre, informations administratives, références bancaires) pour établir la facturation. Assurez-vous alors de bien préciser à qui et comment ces informations doivent être transmises. Vous pouvez mentionner dans le bon de commande que toute pièce justificative est jointe à un mail, ou précisée dans un annexe, si la liste devient trop longue.
C’est la rubrique la plus importante : elle doit détailler la nature de la prestation sollicitée. Par exemple, s’il s’agit de courriers postaux, spécifiez : « Mise sous pli et routage de 5 000 lettres destinées à nos clients situés en France métropolitaine ». Indiquez le type d’enveloppe ou le format d’expédition (enveloppe C4, format A5, etc.), ainsi que la méthode envisagée (mise sous film, insertion de brochures, pliage spécifique). Chaque détail supplémentaire peut aider le routeur à évaluer la charge de travail et vous proposer un coût juste.
Précisez également la date ou l’intervalle de temps durant lequel la prestation se déroulera. Les services de routage doivent souvent anticiper les capacités de leurs machines et de leurs équipes. Ainsi, si vous requérez que tous les plis soient déposés à la Poste un mercredi, faites-le figurer. De même, si vous souhaitez que la prestation s’étale sur plusieurs jours (pour échelonner l’impact budgétaire, ou optimiser vos stocks), indiquez-le clairement. Tout ce qui concerne la fréquence d’envoi (occasionnel, mensuel, trimestriel) doit également être mentionné.
Les chiffres permettent d’éviter la confusion : indiquez le nombre d’exemplaires exact (ou estimé en cas de fluctuation), la taille ou le poids moyen de chaque pli, ainsi que les éventuelles spécificités (par exemple, si un lot particulier doit partir en recommandé, si certains plis exigent un envoi suivi, etc.). Plus vous serez précis, moins vous aurez de mauvaises surprises au moment de recevoir la facture ou de constater la performance de votre campagne d’envois.
Si vous prévoyez d’envoyer des échantillons, des brochures ou toute autre pièce d’accompagnement, stipulez-le clairement. Évoquez, par exemple, la dimension de la brochure, son épaisseur, son nombre de pages et le type de papier (glacé, cartonné, etc.). Dans le cas d’un envoi de colis volumineux, détaillez leur poids moyen, leur format et les éventuelles mentions « Fragile » ou autres précautions. Cela permet à votre prestataire de planifier au mieux ses ressources.
Une autre section essentielle : la tarification. Généralement, vous pouvez indiquer un prix unitaire (par envoi) qui inclut la mise sous pli, l’impression éventuelle et le dépôt à la Poste, ou bien un coût global pour l’ensemble de la prestation si le volume est prévisible. Assurez-vous que ce prix reflète les éventuelles réductions de tarifs postaux si vous expédiez des volumes importants ou si vous bénéficiez de tarifs spécifiques comme le Tarif Lettre Verte ou l’Ecopli. N’oubliez pas, non plus, la TVA si votre activité est concernée.
Les conditions de paiement font souvent l’objet de discussions préalables. Indiquez dans le bon de commande la date butoir pour régler la facture, les éventuels acomptes à verser et la méthode de règlement autorisée (virement bancaire, chèque, mandat, etc.). En cas de pénalité de retard, vous pouvez également l’indiquer, surtout si vous collaborez avec un gros prestataire exigeant. Sans verser dans la méfiance, mieux vaut anticiper tous les scénarios pour que votre partenariat reste sain et transparent.
Un bon de commande n’a pas à être un document austère : on peut tout à fait ajouter une touche d’esthétique ou de convivialité – même si, par définition, il doit rester assez formel. Le principal, c’est que les rubriques soient hiérarchisées et clairement identifiables. Vous pouvez procéder par sections, chacune annoncée par un titre court : « Coordonnées », « Détails de la prestation », « Tarifs » ou « Conditions de règlement ». Utilisez des puces ou des numérotations, mais évitez de noyer le lecteur sous trop d’informations inutiles.
Pour une meilleure lisibilité, il vaut mieux espacer chaque paragraphe, et souligner ou mettre en gras les points clés, tels que les dates, les quantités ou les tarifs spécifiques. Veillez également à reprendre la charte graphique de votre entreprise, si vous en possédez une. Cela confère une cohérence professionnelle à l’ensemble de vos documents et souligne votre sérieux. Dans le cadre d’un envoi électronique, rien ne vous empêche de sauvegarder votre bon de commande en PDF pour en faciliter la transmission et l’archivage.
J’ai pu observer que certaines entreprises intègrent des check-lists dans le bon de commande, listant les pièces jointes ou les informations à vérifier. Cette astuce s’avère très utile pour ne rien omettre au moment de finaliser les détails de la prestation avec votre routeur. En effet, il n’y a rien de plus frustrant que de découvrir, à la dernière minute, qu’une donnée cruciale manque à l’appel (comme un code postal ou la référence d’un produit à insérer).
Autre bonne pratique : laisser un emplacement pour la signature ou la validation électronique. Cela peut sembler évident, mais c’est parfois oublié. En signant le bon de commande, vous rendez le document contractuel, protégeant à la fois le prestataire et le client. En cas de recours futur, il sera plus facile de prouver les engagements initiaux. Pensez aussi à insérer un numéro de référence unique ou une date de version, pour que chacun sache de quel document on parle, surtout si plusieurs versions circulent.
Une fois tous les éléments du bon de commande rédigés, vous pouvez inclure une section consacrée aux annexes. Par exemple, si votre service de routage demande un exemplaire de votre visuel à imprimer, vous pouvez le mentionner ici. L’idée est de regrouper dans un seul et même endroit la totalité des documents qui justifient ou complètent la prestation : échantillons, listing de contacts, chartes graphiques, modèles de lettres.
D’ailleurs, prendre le temps de réaliser un last check avant l’envoi de votre bon de commande est crucial. Vérifiez bien :
Si vous repérez la moindre incohérence, mieux vaut rectifier avant la validation finale pour éviter des complications. Dans le doute, n’hésitez pas à échanger avec votre routeur ou votre comptable afin de clarifier un point de tarification ou de logistique. Un dialogue ouvert dès le départ vous économisera bien des déboires ultérieurement.
Entre la théorie et la réalité, il arrive que certains oublis se glissent dans la rédaction du bon de commande, mettant à mal le bon déroulement de la prestation. Voici quelques exemples courants observés et que vous pouvez facilement éviter :
D’abord, la mention « frais d’impression inclus » peut prêter à confusion si vous utilisez plusieurs supports (flyers différents, papier spécial, enveloppes haut de gamme). Chaque type d’impression peut avoir un coût différent, et il importe de le préciser. Ensuite, l’absence de délai de livraison clairement définis : si le prestataire ignore à quelle date vous souhaitez finaliser votre envoi, il risque de ne pas mobiliser les ressources nécessaires en temps voulu, générant des retards.
Un autre souci fréquent concerne la quantité : vous indiquez 1 000 enveloppes alors que vous en prévoyez en réalité 2 000, ou inversement, et cela fausse toute la simulation de coûts. De même, la mauvaise répartition géographique (par exemple, 300 envois prévus pour la France entière, alors que vous avez finalement 150 destinataires hors métropole) peut compliquer la tâche du prestataire. Pour finir, j’ai déjà vu des coordonnées erronées du côté du client, ce qui complique sérieusement le suivi pour la facturation ou la demande de précisions.
Pour illustrer concrètement la structure d’un bon de commande, rien de mieux que quelques exemples. Bien sûr, chacun adaptera ces modèles en fonction de ses besoins, mais cela peut vous donner une idée de présentation.
Imaginez une entreprise souhaitant envoyer une newsletter trimestrielle à 5 000 clients fidèles. Le document peut mentionner : « Mise sous pli et routage de la newsletter printemps 2024, format A4 plié en deux, avec insertion d’une lettre d’accompagnement. Délai : du 10 au 15 avril 2024, pour une distribution prévue à partir du 17 avril. Chaque exemplaire fait environ 10 grammes, tarif d’affranchissement calculé sur la base lettre verte, coût unitaire 0,80 € (impression newsletter incluse, enveloppe personnalisée, mise sous pli). Total estimé : 4 000 €. Paiement à 30 jours fin de mois. »
Dans ce cas, le bon de commande présentera succinctement :
Le centre de ce document repose sur la clarté : chaque intervenant sait exactement quoi faire et à quel moment. Aucune place n’est laissée au flou, ce qui rassure autant les équipes marketing que le prestataire en charge du routage.
Un second exemple : vous gérez un programme de fidélité et prévoyez d’envoyer des coupons promotionnels à vos clients en deux temps (moitié en janvier, moitié en février). Dans ce cas, le bon de commande peut indiquer : « Envoi de 3 000 coupons en janvier 2024, puis 2 000 en février 2024. Format carte postale A6, enveloppe blanche standard, affranchissement lettre verte. Impression externalisée chez un partenaire, livraison des cartes chez le routeur prévue le 5 janvier 2024, mise sous pli du 6 au 8 janvier, expédition le 9 janvier. Montant global : 3 € par coupon (impression incluse), payable en deux fois. »
Cette organisation en deux vagues offre l’avantage d’étaler la charge de travail et la facturation, tout en suivant le rythme de vos actions marketing. Dans le bon de commande, notez bien la répartition entre les deux vagues (3 000 en janvier, 2 000 en février), les délais de mise sous pli, et la tarification associée. Vous pouvez aussi ajouter une clause précisant que le prestataire vous avertira par mail si les coupons n’arrivent pas en temps et en heure. Ainsi, vous anticipez d’éventuels retards et mettez toutes les chances de votre côté pour que votre campagne fonctionne à merveille.
Au-delà de la rédaction en bonne et due forme, établir une bonne relation de travail avec votre prestataire de routage garantit souvent le succès de vos envois. Rien ne vaut une communication précoce et transparente. Par exemple, si vous prévoyez d’envoyer des volumes plus importants à certaines périodes de l’année (pour les soldes, les fêtes de fin d’année, les lancements de produits), informez-en votre routeur le plus tôt possible. Il pourra ajuster ses capacités de production et vous conseiller des tarifs plus avantageux, ou un calendrier adapté pour contourner les périodes de forte affluence.
Une astuce que j’aime appliquer : demander régulièrement un compte-rendu de la part du prestataire, surtout si vous travaillez avec lui sur le long terme. Quelques indicateurs simples peuvent être suivis : nombre réel de plis ou de colis envoyés, taux de retour, délais observés, taux de réclamations. Cette transparence permet d’éviter les malentendus. Si vous rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à en parler dès que possible pour ajuster le bon de commande suivant en conséquence (par exemple, revoir la taille des enveloppes, le type d’affranchissement ou le planning d’envoi).
Enfin, pour vous simplifier la vie, vous pouvez tout à fait créer un modèle de bon de commande réutilisable pour chaque campagne de routage. Vous y ferez figurer les grandes rubriques fixes (coordonnées, signature, mention « bon pour accord »), et il ne vous restera plus qu’à adapter certains champs (volume, dates, tarifs). Cette pratique offre un gain de temps notable, puisqu’il n’est plus nécessaire de réécrire chaque section à zéro. Vous êtes ainsi certain de ne rien oublier et de respecter la même structure en toutes circonstances.
En outre, les prestataires sont souvent ravis de recevoir des documents standardisés, car cela facilite leur travail de lecture et de validation. Vous pouvez préciser dans votre modèle la version du document (V1, V2…) et insérer un petit tableau récapitulatif si vous avez plusieurs lignes de services (par exemple : « mise sous pli », « affranchissement prioritaire », « distribution internationale »). Veillez simplement à mettre à jour votre template à chaque changement majeur dans votre organisation, afin qu’il reflète toujours au mieux votre réalité opérationnelle.
Si vous souhaitez approfondir ou consulter des sources diverses, certains sites ou organismes spécialisés en logistique et en gestion d’envois postaux proposent des guides pratiques et des exemples de documents. Vous pouvez, par exemple, jeter un œil à des fiches conseils disponibles sur des sites dédiés à la logistique. Il peut aussi être utile de consulter la documentation officielle d’opérateurs postaux, souvent disponible en ligne, afin de comprendre leurs grilles tarifaires et conditions d’affranchissement.
Parfois, des webinaires ou des ateliers en présentiel sont proposés pour évoquer toutes les étapes d’une campagne de routage : de la préparation du fichier client à l’envoi final en passant par la personnalisation des plis. Si vous en avez l’opportunité, je vous encourage à y participer, car vous pourrez poser vos questions directement à des professionnels qui connaissent les ficelles du métier. Si vous souhaitez retrouver certains modèles de courriers en ligne, n’hésitez pas à consulter ce site où des ressources utiles sont parfois mises à disposition en accès libre.
Ainsi, en combinant une bonne pratique de rédaction de votre bon de commande et des ressources spécialisées, vous augmenterez vos chances de mener à bien vos campagnes d’envois sans stress. Le but étant toujours de vous simplifier la vie.
Pour finir, je vous propose de passer en revue les grands enseignements que l’on peut tirer de ce guide, afin que vous ayez toujours ces rappels au moment de rédiger ou valider votre prochain bon de commande :
J’espère que vous vous sentez désormais plus confiant dans la rédaction de votre bon de commande pour un service de routage. Avec un document complet, vous limiterez les risques d’erreurs, donnerez un cadre clair à votre prestataire et instaurerez une relation de confiance. Il suffit souvent d’un peu de bon sens et d’une bonne structure pour que toutes les informations indispensables soient passées en revue. De mon côté, j’ai pu constater à quel point cette rigueur administrative est payante, non seulement pour gagner du temps, mais aussi pour sécuriser votre budget et vos opérations d’envois.
En prenant l’habitude de créer et valider systématiquement ce type de document, vous faites un pas de plus vers une organisation optimale. De plus, votre prestataire appréciera certainement de travailler avec une entreprise ou un organisme qui sait où il va et quelles sont ses attentes. Sur ce, je vous souhaite de réussir vos futures campagnes de routage et de faire parvenir tous vos courriers, brochures, newsletters ou colis dans les meilleures conditions. Après tout, le but de ces envois est de communiquer efficacement avec vos clients, partenaires ou abonnés : une logistique bien huilée rendra cette tâche aussi fluide que possible.
Prenez donc un moment pour créer ou mettre à jour votre trame de bon de commande, relisez-la attentivement et n’hésitez pas à la faire évoluer au fil de vos expériences. Si vous avez des questions ou des retours à partager, vous pouvez toujours me solliciter. Encore une fois, l’enjeu est de vous simplifier la vie et d’éviter toute prise de tête ! Bonne rédaction et à très bientôt pour de nouveaux conseils pratiques.